Poświadczanie własnoręczności podpisu

Zasady poświadczania własnoręczności podpisu

Burmistrz jest uprawniony do poświadczania własnoręczności podpisu wyjątkowo tylko, w ściśle określonych przepisami sytuacjach. Burmistrz nie może do tej czynności upoważnić innej osoby.

Burmistrz jest uprawniony do poświadczania własnoręczności podpisu  w następujących sytuacjach:

1. W miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej:

• na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji; (§1 pkt.1 podp.a Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki U.2007.27.185) - PODLEGA OPŁACIE SKARBOWEJ;
• na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny  i majątkowy składającego oświadczenie (§1 pkt.1 podp.b Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki U.2007.27.185), - PODLEGA OPŁACIE SKARBOWEJ;

Burmistrz może dokonywać poświadczeń tylko w celach związanych z uzyskaniem lub pobieraniem rent z instytucji zagranicznej. Zatem:

• Burmistrz nie może poświadczyć własnoręczności podpisu pod oświadczeniem wnioskodawcy, że jest gospodyniądomową na kwestionariuszu stwierdzającym obowiązek ubezpieczeniowy polskich pracobiorców sezonowych;

2. na potwierdzeniu istnienia dalszego prawa do pobierania świadczeń podpisywanym przez emeryta lub rencistę na żądanie organu rentowego (art. 128 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych U. 2023.1251) - NIE PODLEGA OPŁACIE SKARBOWEJ (art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b)

Inne poświadczenia dokumentów przez organy samorządu gminnego, na przykład umów, nie będą miały charakteru urzędowego poświadczenia podpisu.

Podstawa prawna

• 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. z 2007r. Nr 27 poz. 185).
• 122 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2023r. poz. 1251).
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2022 poz. 2142 z późn. zm).

Wymagane dokumenty

1. Wniosek o poświadczenie własnoręczności podpisu
2. Dowód osobisty osoby składającej podpis lub inny dokument potwierdzający tożsamość - do wglądu urzędnika
3. Wypisane upoważnienie bez podpisu osoby upoważniającej  (własnoręczny podpis musi zostać złożony w obecności urzędnika)
4. Wypisane oryginalne druki rentowe z ZUS lub KRUS ( ZUS Rp-9 i ZUS Rp-8)  bez podpisów osób składających oświadczenia lub deklaracje.
5. Dowód uiszczenia opłaty (jeśli czynność nie podlega zwolnieniu)

Opłaty

Opłata skarbowa od czynności urzędowej: 

• za poświadczenie własnoręczności podpisu na upoważnieniach  - od każdego podpisu - 9 złotych, (Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. 2022.2142)
• za poświadczenie własnoręczności podpisu na dokumentach do ZUS lub KRUS, czynność nie podlega opłacie skarbowej ( art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b, ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej ( tekst jednolity Dz.202022142)

Opłatę skarbową uiszcza się na konto Urzędu Miejskiego w Karczewie

Nr konta bankowego: 19 8023 0009 2001 0000 0723 0001 Bank Spółdzielczy w Karczewie

Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Miejski w Karczewie

Sekretariat Burmistrza Karczewa 

1. Warszawska 28

05-480 Karczew
I piętro pokój nr 21 tel. 22 780 61 66 wew. 101 
w godzinach pracy urzędu

Termin załatwienia sprawy

Sprawa jest załatwiana bez zbędnej zwłoki chyba, że wymagane jest poświadczenie w miejscu zamieszkania wnioskodawcy.

Uwagi i dodatkowe informacje

Konieczny jest osobisty kontakt osoby, której dotyczy dana sprawa z pracownikiem Sekretariatu.

Własnoręczność podpisu stwierdza się tylko w obecności osoby, która ubiega się o to potwierdzenie osoba ta składa podpis w obecności poświadczającego podpis:

• na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz dokumentów z urzędów i instytucji;
• na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie
• na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych

Stosuje się odpowiednio art.  81, art.  84—88i art. 97 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. — Prawo o notariacie:

1. Wójt odmówi dokonania czynności poświadczenia pozostawania przy życiu/pozostawania w określonym miejscu sprzecznej z prawem.
2. Przy dokonywaniu czynności Wójt jest obowiązany stwierdzić tożsamość osoby biorącej udział w czynności.
3. Stwierdzenie powinno nastąpić na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w przypadku braku takich dokumentów - w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności poświadczenia.
4. Sposób stwierdzenia tożsamości Wójt określi w sporządzonym dokumencie.
5. Wójtowi nie wolno dokonywać czynności poświadczenia, jeżeli poweźmie wątpliwość czy strona czynności poświadczenia ma zdolność do czynności prawnych.
6. Podpisy na poświadczonych dokumentach są składane w obecności Wójta. Jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie był złożony nie w obecności Wójta, osoba, która podpisała, powinna uznać przed Wójtem złożony podpis za własnoręczny. Okoliczność tę Wójt zaznacza w sporządzonym dokumencie.
7. Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie - również godzinę dokonania czynności, oznaczenie Urzędu, podpis Wójta i jego pieczęć.

Formularze wniosków i druki do pobrania

Wniosek o poświadczenie własnoręczności podpisu (wersja PDF).